秘書資格試験の常識：書類の移転

　　私たち毎日大量の書類が発生しますが、この「寸土寸金」の社会では、私達の事務室はこんなに多くの紙の資料を保管する余裕がありません。だから、指定された貯蔵室に移します。必要な時に取り出してください。ファイルを転送するには、綿密な計画を立て、多くのステップが必要です。

1.移転する前に新しいファイルを計画します。

2.すべてのファイルを転送する場合、書類の引き出しには案内カードだけを残して、新しいファイルのために前もってフォルダを用意しておきます。フォルダのラベルには以前のフォルダと違った色で日付とテーマを表示します。

3.もしファイルとガイドカードを残して、フォルダを準備して引き出しに入れた材料を用意して、これらのフォルダにもとのファイルと同じラベルを貼って転送準備をしてください。

4.もし十分な空間があれば、移転準備の書類を事務室に数週間保管して、新しい書類の中に十分な参考資料が蓄積されるまで。

5.貯蔵室に十分な空間と適切な環境があることを確保し、古いファイルを保存する。

6.正常な事務室の仕事に影響を与えないために、移転計画を制定した数時間以内に全体の移転過程を完成します。この時、多くの人を呼んで手伝いにきてもいいです。

7.すべての書類や箱にラベルを貼って、書類の内容や日付などを書いて読みやすいようにします。

8.把移動の書類や箱をきつくくくり、輸送中に安全を確保する。